Как открыть и начать проведение стратегической сессии
Что самое важное в открытии стратегической сессии? Интеграция. Сделать так, чтобы слились в единое три сущности: цель сессии + коллектив участников + метод решения (сессия и повестка).
Стоит помнить, что важнейшим аспектом фасилитации стратегических сессий является вовлеченность и сопричастность участников. Вовлеченные участники сессии = вовлеченные исполнители выработанных решений.
Решения, спущенные сверху, воспринимаются в штыки, как не родные — не понятны причины, по которым решение именно такое, и нет чувства сопричастности.
На какие этапы можно разделить открытие стратегической сессии? Привожу свой адаптированный вариант, на базе работ М. Уилкинсона.
План открытия стратегической сессии
- Приветствие с обозначением цели сессии.
- Интеграция участников с целью.
- Объявление повестки и интеграция участников с повесткой.
- Объявление правил и интеграция участников с правилами.
- Доска фиксаций.
- Интеграция участников друг с другом.
- Переход к началу рабочей части.
В самом начале важно, чтобы выступил старший из руководителей, поприветствовал всех, представил вам и передал вам полномочия по управлению процессом сессии.
Это подчеркнет важность мероприятия, задаст серьезный настрой, а главное, станет ритуалом передачи власти вам как модератору на период проведения сессии. Если эти властные полномочия не передать, модератора могут игнорировать или даже пытаться с ним конкурировать, подвергать сомнению все ваши действия — от повестки до целесообразности самой сессии.
Основная задача открытия сессии — помощь в получении ответов на некоторые вопросы, крутящиеся в головах участников до ее начала.
Какие это вопросы?
- В чем цель и смысл сессии?
- Что мы получим в качестве результата сессии?
- Какова личная роль участника в процессе мероприятия?
- Почему на это стоит потратить время?
Каким образом это сделать?
В приветственной части предлагаем ведущему стратегической сессии сделать следующие ключевые вещи:
- Поделиться с участниками всей нужной базовой информацией о целях, смыслах и результатах, которые необходимо достигнуть.
- Проинтегрировать участников с целью, рассказав, как полученные результаты помогут в их трудовой деятельности. Подобная интеграция повышает важность общего результата и вовлекает команду в активное участие. Рекомендуется регулярно использовать местоимения “вы”, “вас”, “ваша”.
На данном этапе мы также просим участников рассказать, какие вопросы, по их мнению, стоит обязательно поднять на данной сессии, а также есть ли у них личные цели, связанные с этой сессией.
Для активизации групповой динамики можно разбить участников в команды по 2-5 человек и попросить ответить на вышеприведенные вопросы от лица команды, дав им на исполнение задания около 3-5 минут.
Полученные ответы следует зафиксировать на отдельном листе бумаги. - Проинтегрировать участников с повесткой. После объявления повестки сессии фасилитатору следует обсудить, как те или иные цели из предыдущего этапа связаны с графиком повестки, все ли цели охватывает повестка. Если повестка охватывает цель, следует проинформировать, на каком этапе повестки эта цель будет обсуждена. Если же повестка цель не охватывает — следует обсудить, стоит ли отложить проработку этой цели или скорректировать повестку дня. Утвердите повестку с участниками сессии прежде, чем идти дальше.
- Следующим этапом следует объявить стандартные правила поведения на сессии, а потом уточнить, есть ли лучшие предложения или пункты, которые следует внести/убрать из правил.
Правила поведения на стратегической сессии
1. Говорит только один. Не стоит перебивать друг друга и говорить одновременно с другими людьми.
2. Высказать свое мнение может каждый. Если вам есть что сказать – говорите. Если вы считаете, что обсуждать данный пункт бесполезно — сообщите нам об этом.
3. Говорите ёмко, конкретно. Не растягивайте мысль. Подготовьте ее и выскажите четко. Это позволит нам сэкономить время. Также нам нужна ясность в решениях.
4. Если не согласны — задайте лучше вопрос, чем высказывать негатив. Вопрос можно задать в стиле “Помогите мне понять, как этот пункт поможет нам…?”.
5. Правило ДДД. Достаточно, двигаемся дальше. Если кто-то из вас заметил, что мы застряли на обсуждении одного вопроса, и это уже не несет никакой дополнительной ценности, скажите громко “Достаточно, давайте дальше”.
6. Энергизация. Необходимо договориться, что делать, если мы осознали, что энергия группы упала. У ведущего сессии должно быть готовое предложение, например, кофе-пауза или какое-то упражнение. Следует утвердить этот пункт правил с группой.
7. Отключение гаджетов. Следует договориться с группой, что телефоны должны быть отключены, все рабочие вопросы по возможности перенести на другие дни, в крайнем случае они должны решаться в перерывах. Гаджеты и ноутбуки в процессе стратегической сессии можно использовать лишь для решения задач сессии.
8. Роли участников. Следует объявить участникам, что их роль состоит в активном участии и потребности договориться о компромиссных решениях. А роль ведущего сессии не экспертная, он не предлагает решений, а лишь управляет процессом.
- Подготовьте отдельную доску, разделенную на три части, или три доски (это могут быть отдельные флипчарты или листы А4 и большего размера), на которых участники смогут во время сессии фиксировать необходимую информацию. Расскажите участникам о предназначении этих досок.
- Вопросы, которые появились, но мы их не обсуждаем сейчас, а обсудим позже или уже после сессии.
- Действия, которые следует совершить после сессии, подпишите сроки и ответственного.
- Принятые решения.
- Если участники не знакомы друг с другом, следует уделить немного времени знакомству, например, дать каждому рассказать несколько интересных фактов о себе.
- Получите еще раз согласие участников с предложенными целью, результатами, повесткой, правилами и переходите к первому из вопросов повестки.
