Подготовка к стратегической (фасилитационной) сессии

Автор | 16.07.2019

Как подготовиться к проведению стратегической сессии. Первые шаги фасилитатора

5 пунктов плана подготовки по Майклу Вилкинсону

  1. Цель.
  2. Результат.
  3. Участники.
  4. Сложности.
  5. Организация.

Майкл Вилкинсон, автор книги “Секреты Фасилитации”, предлагает в процессе подготовки к сессии использовать разработанную им систему 5P.
5Р — это Purpose, Product, Participants, Probable Issues, Process, что я перевожу как Цель сессии, её Результат, Участники, возможные Сложности и Процесс Организации.

Майкл подчеркивает, что блок целей сессии наиболее важный, а правильная подготовка к сессии занимает больше времени, чем сама сессия.
Ниже я привожу свою систему подготовки, основанную на работе Вилкинсона, а также делюсь своим опытом и наработками в планировании сессий. С помощью данной статьи вы сможете самостоятельно подготовиться к проведению стратегической сессии или обсудить совместные действия с подготовленным фасилитатором.

1. Цель сессии

Самый важный элемент сессии — зачем мы ее проводим? Сессии бывают совершенно различными, я уже описывал разные типы сессий.

Зачастую желание провести сессию возникает у заказчика подсознательно, и он не может четко сформулировать, для чего она ему нужна. Просто “есть ощущение”, что надо всех собрать и поговорить.
И тут нам необходимы коучинговые навыки для того, чтобы помочь заказчику выразить точную цель стратегической сессии.

Типовые вопросы, которые следует задать заказчику сессии:

  • Какова цель сессии? Зачем мы её проводим?
  • Какие проблемы, задачи мы пытаемся решить?
  • Кто инициировал потребность в сессии?
  • Как вы осознали, что эта проблема существует? Как она проявляет себя?
  • Что произойдет, если мы не решим эти проблемы?

Нам нужна четко сформулированная цель, осознание потребности в сессии, которая разделяется всеми участниками, иначе каждый из участников будет решать разные задачи.
Ясная цель — надежная основа для принятия решений.

2. Результат сессии

Что должно быть результатом сессии? Забавно, но в начале карьеры фасилитатора в 99% стратегических сессий я их просто проводил, и после окончания мы с клиентом расходились с чувством неудовлетворенности. Я понимал, что сессия могла бы быть более эффективной, а клиент понимал, что все просто поговорили и разошлись.
Да и сегодня подавляющее большинство заказчиков результатом сессии видит саму сессию.
Тем временем результаты сессии зависят от поставленных целей и могут быть следующего характера:

  • консенсус, согласие во мнении;
  • новые идеи;
  • определенный документ, например, видение компании или наброски стратегии, отчет, план;
  • календарный график определенных действий, с указанием ответственных лиц.

Какие вопросы следует задать заказчику:

  • что должно появиться после сессии такого, чего не было в руках или головах участников до неё?
  • какие документы должны появиться?
  • какие знания должны появиться?
  • какие мнения, убеждения должны появиться?
  • какие другие результаты?
  • вот прошла сессия, как мы поймем, что она успешна?
  • а через три месяца после её завершения?

3. Участники сессии

Вопросы для правильного подбора участников сессии:

  • Кто обязательно должен присутствовать на сессии?
  • Кто является главным экспертом компании по данному направлению?
  • Что должны знать о компании участники?
  • Какой допуск информированности должен быть у участников? Необходимо ли подписывать дополнительное соглашение о неразглашении?
  • Кто окажется в сфере влияния принятых на сессии решений?

Как определить необходимое количество участников на стратегической (фасилитационной) сессии, можно прочитать в этой статье.

В общих случаях рекомендуется привлечь к участию в сессии представителей всех направлений и уровней организации, но следует не забывать, что и состав участников зависит от целей сессии.

Отдельной моей рекомендацией является подобрать участников так, чтобы на сессии присутствовали представители всех 4 функций по Адизесу (PAEI), в этом случае мнения получаются действительно разносторонними и рассмотренными под разными углами. Часто же случается, когда на сессии присутствуют представители лишь Е и Р функций компании, т.к. они наиболее заметны и активны, а решения, выработанные такими членами команды, традиционно агрессивны и не ограничены.

Некоторые общие характеристики участников сессии:

  • доступна вся необходимая информация об организации и ее внешней среде;
  • эта информация понятна;
  • есть заинтересованность в исправлении проблем;
  • к их мнению прислушиваются.

После утверждения списка участников модератору сессии рекомендуется познакомиться с ними, узнать их поближе и услышать их вопросы.
Для чего это необходимо?

  • Снять сомнения участников о сессии, о цели, о процессе.
  • Возможно, привести всех участников к какому-то соглашению.
  • Утвердить необходимые шаги и вопросы для сессии.
  • Узнать, какой информацией они обладают, и какая информация им нужна для принятия решений.
  • При необходимости провести подготовительные встречи команды до сессии для проработки отдельной информации и вопросов.
  • Самое главное — подобная подготовительная коммуникация помогает увеличить вовлеченность и согласие участников.

Опросник для участников сессии

  • Как вы считаете, зачем мы проводим сессию, каковы ее цели?
  • Как может выглядеть результат сессии?
  • Что я, как ведущий, должен знать до начала сессии?
  • Какую  информацию вы знаете, какую информацию вы не знаете об организации?
  • Кто какие роли осуществляет, кто неформальный лидер?
  • В чем ограничения организации, каковы её сильные и слабые стороны?
  • Какие еще могут быть сложности у организации?
  • Опишите процесс деятельности организации.
  • Как вы видите будущее организации?
  • Каковы будут критерии того, что сессия прошла успешно? Что позволит нам сказать, что мы не зря потратили время и деньги?
  • Кого еще стоит позвать на сессию?
  • Какие вопросы следует вынести на сессию?

4. Сложности сессии

После обсуждения предыдущих этапов следует обсудить с заказчиком потенциальные сложности, которые могут возникнуть до, во время и после сессии.

Следует узнать:

  • есть ли конфликты между подразделениями?
  • есть ли конфликты между конкретными участниками сессии?
  • что или какой вопрос может осложнить проведение сессии?
  • следует ли жестко ограничить участников по наличию гаджетов и коммуникациям с внешней средой?
  • какая информация известна не всем участникам сессии, и какую информацию нельзя ни озвучивать, ни обсуждать?
  • какие сомнения могут быть у участников?
  • кто из участников сомнительно относится к самой идее провести сессию?
  • кто может что-то потерять или приобрести, если решение будет принято?
  • есть ли кто-то, чью точку зрения ведущему лучше знать заранее?
  • что еще следует знать ведущему сессии?
  • проходили ли раньше фасилитационные сессии в организации, каковы результаты?

М. Вилкинсон делит возможные проблемы на три типа: проблемные темы, препятствия, отвлекающие моменты.

5. Организация сессии

Этапы организации:

  1. Информация для принятия решений.
  2. Время и место.
  3. Участники.
  4. Повестка.
  5. Ожидаемые результаты.
  6. Что необходимо сделать участникам до сессии.
  7. Материалы и инструменты для самой сессии.
  8. Разослать приглашения.

Существует масса организационных вопросов, связанных со сроками, местом проведения и материалами.
Но основным вопросом в процессе организации стратегической сессии является следующий:
Какую информацию нам следует иметь в виду во время проведения сессии?

Что нам необходимо знать, чтобы принимать грамотные взвешенные решения?
Что разведать, проанализировать, узнать, исследовать, заказать? Необходимы ли предварительные короткие встречи и совещания еще до сессии с теми или иными участниками сессии для высокой подготовленности?

В случае разработки стратегического плана я настойчиво рекомендую еще до сессии провести анализ внутренней и внешней среды компании. Провести внутренний экспресс-аудит по текущему срезу вопросов, а также заказать исследование рынка.

После изучения внешней и внутренней среды мы можем еще раз актуализировать вопрос о цели сессии и четко его сформулировать, а не заходить в сессию с размытыми вопросами общего характера.

К тому же, неоднократно в моей практике, истинные проблемы компании, которые следует решать, или замалчивались руководством компании, или руководство даже не было в курсе. Экспресс-аудит компании никогда не повредит.

Далее по вышеуказанному списку мы готовим уведомление о собрании. Ниже представлен пример подобного уведомления.

Шаблон уведомления о стратегической сессии

Дата, время и место сессии15 августа 201_ г.
С 9.00 до 18.00
Бизнес-зал «Кандинский»
Цель собранияПонять направление портфельных инвестиций.
Ожидаемые результатыПросчет возможностей, принятое решение по инвестициям в 2020 г.
Повестка8.50 Сбор
9.00 Начало
1) Приветствие.
2) Обсуждение целей компании.
3) Выявление критериев эффективности инвестиций.
4) Обсуждение предлагаемого плана.
5) Обсуждение анализа рынков.
6) Поиск и принятие решений.
7) Определение дальнейших шагов.
Участники.Иванов, Петров, Сидоров, Горгадзе.
Необходимо сделать, изучить до сессии.Изучить высланные финансовые итоги года и анализ рынков.
Что принести с собой.Подготовить собственные критерии эффективности портфельных инвестиций.
Интересно? Поделитесь статьей.

Задайте свой вопрос:
(Ваш e-mail и сообщение увидит только администратор сайта)