Подготовка к стратегической сессии

Как подготовиться к проведению стратегической сессии. Первые шаги фасилитатора

5 пунктов плана подготовки по Майклу Вилкинсону

1. Цель.
2. Результат.
3. Участники.
4. Сложности.
5. Организация.

Майкл Вилкинсон, автор книги “Секреты Фасилитации”, предлагает в процессе подготовки к сессии использовать разработанную им систему 5P.
5Р — это Purpose, Product, Participants, Probable Issues, Process, что я перевожу как Цель сессии, её Результат, Участники, возможные Сложности и Процесс Организации.

Майкл подчеркивает, что блок целей сессии наиболее важный, а правильная подготовка к сессии занимает больше времени, чем сама сессия.
Ниже я привожу свою систему подготовки, основанную на работе Вилкинсона, а также делюсь своим опытом и наработками в планировании сессий. С помощью данной статьи вы сможете самостоятельно подготовиться к проведению стратегической сессии или обсудить совместные действия с подготовленным фасилитатором.

1. Цель сессии

Самый важный элемент сессии — зачем мы ее проводим? Сессии бывают совершенно различными, я уже описывал разные типы сессий.

Зачастую желание провести сессию возникает у заказчика подсознательно, и он не может четко сформулировать, для чего она ему нужна. Просто “есть ощущение”, что надо всех собрать и поговорить.
И тут нам необходимы коучинговые навыки для того, чтобы помочь заказчику выразить точную цель стратегической сессии.

Типовые вопросы, которые следует задать заказчику сессии:

• Какова цель сессии? Зачем мы её проводим?
• Какие проблемы, задачи мы пытаемся решить?
• Кто инициировал потребность в сессии?
• Как вы осознали, что эта проблема существует? Как она проявляет себя?
• Что произойдет, если мы не решим эти проблемы?

Нам нужна четко сформулированная цель, осознание потребности в сессии, которая разделяется всеми участниками, иначе каждый из участников будет решать разные задачи.
Ясная цель — надежная основа для принятия решений.

2. Результат сессии

Что должно быть результатом сессии? Забавно, но в начале карьеры фасилитатора в 99% стратегических сессий я их просто проводил, и после окончания мы с клиентом расходились с чувством неудовлетворенности. Я понимал, что сессия могла бы быть более эффективной, а клиент понимал, что все просто поговорили и разошлись.
Да и сегодня подавляющее большинство заказчиков результатом сессии видит саму сессию.
Тем временем результаты сессии зависят от поставленных целей и могут быть следующего характера:

• консенсус, согласие во мнении;
• новые идеи;
• определенный документ, например, видение компании или наброски стратегии, отчет, план;
• календарный график определенных действий, с указанием ответственных лиц.

Какие вопросы следует задать заказчику:

• что должно появиться после сессии такого, чего не было в руках или головах участников до неё?
• какие документы должны появиться?
• какие знания должны появиться?
• какие мнения, убеждения должны появиться?
• какие другие результаты?
• вот прошла сессия, как мы поймем, что она успешна?
• а через три месяца после её завершения?

3. Участники сессии

Вопросы для правильного подбора участников сессии:

• Кто обязательно должен присутствовать на сессии?
• Кто является главным экспертом компании по данному направлению?
• Что должны знать о компании участники?
• Какой допуск информированности должен быть у участников? Необходимо ли подписывать дополнительное соглашение о неразглашении?
• Кто окажется в сфере влияния принятых на сессии решений?

Как определить необходимое количество участников на стратегической (фасилитационной) сессии, можно прочитать в этой статье.

В общих случаях рекомендуется привлечь к участию в сессии представителей всех направлений и уровней организации, но следует не забывать, что и состав участников зависит от целей сессии.

Отдельной моей рекомендацией является подобрать участников так, чтобы на сессии присутствовали представители всех 4 функций по Адизесу (PAEI), в этом случае мнения получаются действительно разносторонними и рассмотренными под разными углами. Часто же случается, когда на сессии присутствуют представители лишь Е и Р функций компании, т.к. они наиболее заметны и активны, а решения, выработанные такими членами команды, традиционно агрессивны и не ограничены.

Некоторые общие характеристики участников сессии:

• доступна вся необходимая информация об организации и ее внешней среде;
• эта информация понятна;
• есть заинтересованность в исправлении проблем;
• к их мнению прислушиваются.

После утверждения списка участников модератору сессии рекомендуется познакомиться с ними, узнать их поближе и услышать их вопросы.
Для чего это необходимо?

• Снять сомнения участников о сессии, о цели, о процессе.
• Возможно, привести всех участников к какому-то соглашению.
• Утвердить необходимые шаги и вопросы для сессии.
• Узнать, какой информацией они обладают, и какая информация им нужна для принятия решений.
• При необходимости провести подготовительные встречи команды до сессии для проработки отдельной информации и вопросов.
• Самое главное — подобная подготовительная коммуникация помогает увеличить вовлеченность и согласие участников.

Опросник для участников сессии

• Как вы считаете, зачем мы проводим сессию, каковы ее цели?
• Как может выглядеть результат сессии?
• Что я, как ведущий, должен знать до начала сессии?
• Какую  информацию вы знаете, какую информацию вы не знаете об организации?
• Кто какие роли осуществляет, кто неформальный лидер?
• В чем ограничения организации, каковы её сильные и слабые стороны?
• Какие еще могут быть сложности у организации?
• Опишите процесс деятельности организации.
• Как вы видите будущее организации?
• Каковы будут критерии того, что сессия прошла успешно? Что позволит нам сказать, что мы не зря потратили время и деньги?
• Кого еще стоит позвать на сессию?
• Какие вопросы следует вынести на сессию?

4. Сложности сессии

После обсуждения предыдущих этапов следует обсудить с заказчиком потенциальные сложности, которые могут возникнуть до, во время и после сессии.

Следует узнать:

• есть ли конфликты между подразделениями?
• есть ли конфликты между конкретными участниками сессии?
• что или какой вопрос может осложнить проведение сессии?
• следует ли жестко ограничить участников по наличию гаджетов и коммуникациям с внешней средой?
• какая информация известна не всем участникам сессии, и какую информацию нельзя ни озвучивать, ни обсуждать?
• какие сомнения могут быть у участников?
• кто из участников сомнительно относится к самой идее провести сессию?
• кто может что-то потерять или приобрести, если решение будет принято?
• есть ли кто-то, чью точку зрения ведущему лучше знать заранее?
• что еще следует знать ведущему сессии?
• проходили ли раньше фасилитационные сессии в организации, каковы результаты?

М. Вилкинсон делит возможные проблемы на три типа: проблемные темы, препятствия, отвлекающие моменты.

5. Организация сессии

Этапы организации:

1. Информация для принятия решений.
2. Время и место.
3. Участники.
4. Повестка.
5. Ожидаемые результаты.
6. Что необходимо сделать участникам до сессии.
7. Материалы и инструменты для самой сессии.
8. Разослать приглашения.

Существует масса организационных вопросов, связанных со сроками, местом проведения и материалами.
Но основным вопросом в процессе организации стратегической сессии является следующий:
Какую информацию нам следует иметь в виду во время проведения сессии?

Что нам необходимо знать, чтобы принимать грамотные взвешенные решения?
Что разведать, проанализировать, узнать, исследовать, заказать? Необходимы ли предварительные короткие встречи и совещания еще до сессии с теми или иными участниками сессии для высокой подготовленности?

В случае разработки стратегического плана я настойчиво рекомендую еще до сессии провести анализ внутренней и внешней среды компании. Провести внутренний экспресс-аудит по текущему срезу вопросов, а также заказать исследование рынка.

После изучения внешней и внутренней среды мы можем еще раз актуализировать вопрос о цели сессии и четко его сформулировать, а не заходить в сессию с размытыми вопросами общего характера.

К тому же, неоднократно в моей практике, истинные проблемы компании, которые следует решать, или замалчивались руководством компании, или руководство даже не было в курсе. Экспресс-аудит компании никогда не повредит.

Далее по вышеуказанному списку мы готовим уведомление о собрании. Ниже представлен пример подобного уведомления.

Шаблон уведомления о стратегической сессии

Дата, время и место сессии	15 августа 201_ г. С 9.00 до 18.00 Бизнес-зал «Кандинский»
Цель собрания	Понять направление портфельных инвестиций.
Ожидаемые результаты	Просчет возможностей, принятое решение по инвестициям в 2020 г.
Повестка	8.50 Сбор 9.00 Начало 1) Приветствие. 2) Обсуждение целей компании. 3) Выявление критериев эффективности инвестиций. 4) Обсуждение предлагаемого плана. 5) Обсуждение анализа рынков. 6) Поиск и принятие решений. 7) Определение дальнейших шагов.
Участники.	Иванов, Петров, Сидоров, Горгадзе.
Необходимо сделать, изучить до сессии.	Изучить высланные финансовые итоги года и анализ рынков.
Что принести с собой.	Подготовить собственные критерии эффективности портфельных инвестиций.